A recoleta de exames laboratoriais é uma realidade que trem trazido impactos negativos para os laboratórios clínicos, tanto por poder prejudicar a experiência do paciente e, como consequência, prejudicar a imagem do laboratório perante o mercado, quanto ao retrabalho e gastos desnecessários à empresa.
Você sabia que mais de 70% dos motivos de recoleta de amostras acontecem na fase pré-analítica? Segundo pesquisa realizada, os erros ainda ocorrem na fase analítica e, com um pouco menos de recorrência, na pós-analítica.
Mas estes erros podem ser minimizados ou até eliminados se houver uma boa gestão de processos, alinhamento contínuo com a equipe e contando com um bom software para laboratórios.
Pensando nisso, a equipe da Hotsoft preparou este artigo onde apresentamos os principais motivos para a recoleta de sangue e outros materiais, além de dicas para acompanhar os indicadores e diminuir as ocorrências. Vamos lá?
O que é recoleta de exames?
A recoleta de exames, ou recoleta de amostras e materiais, nada mais é do que a necessidade de repetir a coleta das amostras biológicas de um paciente, seja de sangue, urina ou outro material.
“Mas quais são as principais causas que obrigam uma recoleta”? Saiba que ela pode acontecer por diferentes razões, como amostras inadequadas por mau preparo do paciente, falhas nas coletas, problemas no tubo, erros no armazenamento ou transporte das amostras, entre outros.
É de extrema importância que a gestão do laboratório consiga identificar de forma rápida esses erros, para melhor preparar a equipe em busca de menores índices de recoleta de exames. A seguir nós falaremos mais sobre os principais motivos, acompanhe.
Principais motivos para repetir a coleta de exames
Agora que já entendemos o que é a recoleta, vamos passar mais detalhadamente nas razões pelas quais os laboratórios precisam chamar o paciente de volta para refazer os exames.
1. Interferências externas
Existem diferentes razões externas que podem influenciar o resultado do exame, como medicamentos, jejum inadequado, falta de higiene do paciente ou até mesmo atividades físicas intensas. Por isso é sempre tão importante orientar o paciente antes da coleta ou até mesmo no agendamento, explicando de forma clara e acessível a importância de seguir essas orientações.
2. Erro de cadastro
Erros de cadastro de pacientes ou até mesmo das amostras, podem dificultar a identificação e até causar a perda dos tubos, o que pode gerar a necessidade de fazer a recoleta de exames.
3. Pouco material
Outro motivo para recoleta de sangue e outros materiais biológicos é quando o que foi coletado não é o suficiente para a realização de todos os exames, forçando o paciente a retornar.
4. Confirmação de resultado
A recoleta para confirmação de resultados é bastante comum nos laboratórios, principalmente em casos de resultados muito alterados, sem nenhuma evidência que justifique essa alteração.
5. Material hemolisado
Quando a amostra de sangue foi danificada pela liberação de hemoglobina, que pode interferir nos resultados dos exames.
6. Execução errada do exame
Coletas que não seguiram os critérios estabelecidos e podem prejudicar a qualidade do exame A coleta se não for realizada da forma correta pode comprometer a qualidade da análise e induzir o clínico e possíveis erros.
7. Problemas no transporte ou no armazenamento
Em casos de amostras que não são armazenadas de forma adequada (temperatura ou tubos danificados, por exemplo) ou em casos de amostra extraviada no transporte.
8. Erros técnicos
Falhas na calibração de equipamentos ou até erros na leitura da amostra podem impossibilitar a análise no tempo necessário e causar a alteração na amostra.
9. Entrega com atraso ou fora do horário determinado
Caso as amostras não sejam entregues no tempo determinado, pode ser que elas estraguem ou sejam contaminadas, podendo causar alteração nos resultados.
10. Contaminação da amostra
Quando são encontradas substâncias como produtos de limpeza, resíduos de alimentos ou bactérias, os resultados podem ser comprometidos, exigindo uma nova coleta.
Quais os impactos da recoleta de exames ao laboratório?
Entre os impactos podemos citar o aumento de custos não planejados ao laboratório, sejam eles de materiais, de tempo ou de mão de obra. Além disso, pode gerar um desgaste na equipe, com o aumento de retrabalho e, assim, diminuindo a produtividade com tantos erros recorrentes, abalando a motivação.
A recoleta de exames traz impactos na relação do paciente com o laboratório, isso porque gera custos de deslocamento inesperados, além do desconforto em saber que terão que repetir a coleta. Pode impactar diretamente na satisfação deste cliente.
Além disso, a recoleta também pode ocupar horários que poderiam ser usados para atender novos pacientes, o que pode diminuir a receita do laboratório.
Como diminuir a recoleta de exames no laboratório?
Nem tudo está perdido! É possível avaliar a rotina do laboratório, aplicar algumas mudanças e diminuir a ocorrência de recoleta de exames, como:
- Treinar os funcionários para realizarem a coleta de material de forma eficiente e segura;
- Utilizar um sistema LIS que ofereça suporte para gerenciar as coletas e recoletas de forma inteligente;
- Monitorar as condições de armazenamento;
- Padronizar os procedimentos e garantir que os colaboradores cumpram com os processos;
- Acolha os pacientes e oriente-os, tirando todas as dúvidas.
O emprego de um sistema laboratorial com gerenciamento de recoletas é crucial para prevenir a ocorrência de diversos erros.
Com base nisso, a Hotsoft desenvolveu um recurso exclusivo para o registro das coletas adicionais, acompanhamento dos pacientes notificados sobre a necessidade de uma nova coleta, filtragem dos pacientes que ainda não realizaram a nova coleta e geração de um relatório completo que agrupa as coletas adicionais conforme os motivos, oferecendo diversas opções de filtragem.
Inclusive, para clientes Hotsoft que integram com apoio DB via WebService poderá ser configurada a recoleta solicitada pelo apoio de forma integrada e automática.
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